Oleh: Dadang Solihin**
Pendahuluan
Sebagaimana diketahui, dalam rangka pengisian Jabatan Sekretaris Daerah (Sekda) Provinsi DKI Jakarta, sesuai Pengumuman No. 5/2020 diberikan kesempatan kepada PNS seluruh Indonesia yang memenuhi persyaratan untuk mendaftar dan mengikuti seleksi terbuka.
Tulisan ini dimaksudkan untuk membantu para pendaftar calon Sekda DKI untuk memahami peran strategis Sekda karena begitu cepatnya perubahan yang terjadi di internal DKI Jakarta maupun secara eksternal di tingkat nasional, regional Asean, maupun di tingkat global. Sekda sebagai unsur staf pendukung yang paling strategis di jajaran Pemda Provinsi DKI Jakarta saat ini dituntut untuk melakukan transformasi peran, sehingga dapat mewujudkan visi Gubernur DKI “Maju Kotanya Bahagia Warganya” dengan pendekatan Panca Utama Pembangunan Jakarta, yaitu:
Pembangunan Manusia
Pembangunan Ekonomi dan Infrastruktur,
Pengembangan Integritas Aparatur,
Kota Lestari, dan
Simpul Kemajuan.
Semua itu dilaksanakan dalam kerangka pembangunan nasional, sehingga disamping harus memperhatikan RPJMD DKI Jakarta 2017-2022, juga harus mengacu kepada RPJMN 2020-2024.
Tulisan ini akan membahas empat hal penting, yaitu
(1) Apa saja peran strategis Sekda DKI,
(2) Perubahan apa yang diperoleh setelah transformasi peran strategis Sekda berhasil dilaksanakan,
(3) Langkah strategis apa untuk mewujudkan postur strategis tersebut, dan
(4) Apa yang akan terjadi apabila transformasi peran Sekda DKI gagal.
Peran Strategis Sekda
Sekda berperan dari mulai front sampai back office, yaitu dari mulai penyiapan bahan-bahan Gubernur untuk bertemu dengan Presiden, para Menteri, DPR/D, para investor, sampai pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi.
Sekda juga berperan penting dalam melakukan reformasi internal sehingga organisasi menjadi efektif dan efisien, serta anggaran bisa dialokasikan untuk hal-hal yang produktif.
Posisi Strategis Sekda
Membantu Gubernur untuk mengurangi beban pikiran Gubernur,
Koordinasi perumusan kebijakan Pemda untuk mengurangi Silo Effect,
Penyelenggaraan dan pelayanan administrasi pemerintahan kepada seluruh perangkat Pemda supaya terjadi sinergi dalam mencapai tujuan organisasi,
Pengelolaan sumber daya aparatur, keuangan, prasarana dan sarana Pemda secara efektif dan efisien.
Tantangan yang dihadapi adalah bagaimana melakukan transformasi peran strategis Sekda dalam mewujudkan visi Gubernur DKI “Maju Kotanya Bahagia Warganya” dalam kerangka pembangunan nasional.
Perubahan apa yang diperoleh setelah transformasi peran strategis Sekda berhasil dilaksanakan?
Postur Aparatur yang profesional dan berdaya saing, yang selalu siap untuk membantu dan mendukung pasangan Gubernur dengan loyalitas yang tinggi untuk menjawab tantangan jaman yang berubah dengan sangat cepat.
Postur Birokrasi yang handal dan terpercaya, yang akan memberikan pelayanan prima kepada masyarakat di satu sisi, dan di sisi lain pada saat yang bersamaan, akan meringankan beban kerja pasangan Gubernur dengan pelayanan yang aman dan nyaman, bukan malah menjerumuskan.
Postur Kelembagaan yang tepat dan akurat, tidak terlalu besar yang menyebabkan pemborosan dan inefisiensi, serta tidak terlalu kecil yang menyebabkan terhambatnya aktivitas pemerintahan.
Postur Regulasi yang lengkap untuk menjamin pasangan Gubernur dan seluruh aparatur Pemda DKI dapat melaksanakan tugas dengan jelas dan aman, tidak mudah untuk terperosok ke dalam perkara pelanggaran hukum.
Postur Pendanaan yang transparan dan akuntabel, yang berasal dari berbagai sumber seperti APBD, APBN, CSR, dll untuk menjamin terwujudnya cita-cita kita bersama, yaitu Jakarta kota maju, lestari dan berbudaya yang warganya terlibat dalam mewujudkan keberadaban, keadilan, dan kesejahteraan bagi semua.
Langkah strategis apa untuk mewujudkan Postur Strategis tersebut?
LANGKAH PERTAMA
Melakukan analisa 8 area perubahan Reformasi Birokrasi, yaitu:
Organisasi Setda DKI yang tepat fungsi dan tepat ukuran;
Tatalaksana, yaitu sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai prinsip-prinsip good governance;
Peraturan Perundang-undangan berupa regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif;
SDM Aparatur Pemprov DKI yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera;
Pengawasan untuk meningkatkan penyelenggaraan pemerintahan yang bebas KKN;
Akuntabilitas berupa meningkatnya kapasitas dan kapabilitas kinerja birokrasi;
Pelayanan publik berupa pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat; dan
Mindset dan Cultural Set Aparatur berupa postur birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi.
LANGKAH KEDUA
Merumuskan program dan kegiatan strategis Setda DKI sesuai arah kebijakan yang tercantum dalam RPJMD 2017-2022 sebagai dokumen perencanaan pasangan Gubernur dan diselaraskan dengan RPJMN 2020-2024 pasangan Presiden.
LANGKAH KETIGA
Merumuskan fenomena Setda DKI ke dalam permasalahan strategis dengan menggunakan metode CGI, yaitu (1) Controversy, (2) Gap, dan (3) Inconsistency.
LANGKAH KEEMPAT
Melakukan environmental scanning dengan analisa SWOT, yaitu suatu proses merinci keadaan lingkungan internal dan eksternal guna mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan organisasi ke dalam kategori Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, sebagai dasar untuk menentukan tujuan dan sasaran, serta strategi mencapainya.
LANGKAH KELIMA
Menyusun Mental Model Setda DKI, yaitu sosok SDM Setda DKI dalam mendukung Peran Strategis Sekda dalam Mewujudkan DKI “Maju Kotanya Bahagia Warganya” dalam Kerangka Pembangunan Nasional, berdasarkan budaya kerja yang dilandasi oleh nilai-nilai sebagai berikut (Pergub DKI No. 27/2015 tentang Budaya Kerja):
Komitmen Melayani, yaitu memberikan pelayanan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan pada saat ini dan masa datang, baik secara eksternal maupun internal organisasi sehingga tercipta kepuasan dan kepercayaan pelanggan. Nilai-nilai ini akan terlihat dari perilaku yang Responsif, Senyum, Sapa, Sopan dan Santun, serta Peduli.
lntegritas, yaitu bertindak dan bersikap sesuai dengan nilai-nilai, etika dan kode etik yang berlaku dengan menjadikan dirinya sebagai panutan melalui tindakan nyata, termasuk di dalamnya berani mempertahankan nilai-nilai yang disepakati dalam situasi apapun. Nilai-nilai ini akan terlihat dari perilaku yang Jujur, etis, dan dapat dipercaya, Tidak melakukan pungli dan korupsi, serta Menghindari benturan kepentingan.
Taat, yaitu tunduk dan patuh terhadap segala ketentuan dalam mengelola tugas dan kewenangan sesuai dengan beban kerja atau tanggung jawab yang diberikan. Nilai-nilai ini akan terlihat dari perilaku yang Disiplin, Mengutamakan kepentingan organisasi, serta Mengambil keputusan sesuai lingkup kewenangan.
Akuntabel, yaitu dorongan yang mendasari seseorang untuk bekerja dengan cerdas, ikhlas dan tuntas, serta bersemangat untuk senantiasa melakukan inovasi yang dibutuhkan untuk perbaikan atau meningkatkan kualitas pekerjaan. Nilai-nilai ini akan terlihat dari perilaku yang Bekerja cerdas, ikhlas dan tuntas, lnovatif, serta Berbagi Pengetahuan dan bersinergi.
Dari hasil dari perumusan Langkah Kelima ini, maka sosok SDM Setda DKI yang dibutuhkan adalah sosok yang Inovatif dan Kompeten.
LANGKAH KEENAM
Membuat peta strategis (Strategic Map) Setda DKI dengan Balanced Scorecard (BSC) berdasarkan lima kartu, yaitu (1) Stakeholders Prespectives, (2) Customers Prespectives, (3) Learning & Growth, (4) Internal Business Process, dan (5) Financial Perspectives.
LANGKAH KETUJUH
Menyusun Logic Model Setda DKI dengan perumusan (1) Problems/Needs, (2) Inputs, (3) Activities, (4) Outputs, (5) Outcomes, dan (6) Impact.
LANGKAH KEDELAPAN
Melakukan Analisis Beban Kerja untuk mendapatkan informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja Setda DKI secara sistematis.
Memperoleh gambaran mengenai kondisi riil SDM Aparatur baik kuantitatif maupun kualitatif dan kompetensinya pada unit kerja sebagai bahan perumusan formasi dan rasio kebutuhan pegawai untuk keperluan penataan kelembagaan;
Mengidentifikasi efisiensi dan efektifitas beban kerja yang menggambarkan prinsip rasional, efektif, efisien, realistis dan operasional secara nyata;
Memperjelas dan mempertegas penyusunan format kelembagaan yang akan dibentuk secara lebih proporsional maupun tata hubungan sistem yang ingin dibangun
Tercapai kesesuaian antara kewenangan dan tujuan organisasi dengan besaran organisasinya.
LANGKAH KESEMBILAN
Menyusun Indikator Kinerja Utama Setda DKI 2017-2022
Apa yang akan terjadi apabila transformasi peran Sekda DKI gagal?
Kondisi ini dapat dilihat pada Scenario Planning Setda DKI dengan Driving Forces: SDM yang Inovatif dan Kompeten.
Kwadran I: “Kondisi Setda DKI yang Inovatif dan Kompeten karena telah berhasil melaksanakan transformasi peran strategisnya akan sangat mendukung mewujudkan DKI yang “Maju Kotanya Bahagia Warganya” dalam kerangka pembangunan nasional.”
Kwadran II: “Kondisi Setda DKI yang Tidak Inovatif tapi Kompeten akan menyebabkan DKI akan tertinggal dari daerah lain di berbagai bidang pembangunan”
Kwadran III: “Kondisi Setda DKI yang Inovatif tapi Tidak Kompeten akan menyebabkan banyak pemborosan dan inefisiensi dalam melaksanakan program-program pembangunannya.”
Kwadran IV: “Kondisi Setda DKI yang Tidak Inovatif dan Tidak Kompeten akan menyebabkan DKI akan digilas oleh daerah lain. DKI tidak maju kotanya dan tidak bahagia warganya.”
Penutup
Transformasi peran strategis Sekda DKI apabila dilaksanakan secara konsisten dengan mempergunakan metode strategic change management secara SMART akan dapat mewujudkan DKI Jakarta “Maju Kotanya Bahagia Warganya” dalam kerangka pembangunan nasional.
Hal yang terpenting dalam transformasi peran ini adalah ditemukannya dua variabel penting sebagai driving forces, yaitu inovasi dan kompetensi. Dalam kaitan inovasi, sebagaimana telah banyak disampaikan oleh para ahli, pilihannya hanya dua, yaitu inovasi atau mati. Sedangkan berkaitan dengan kompetensi, maka ada satu Hadits Nabi yang mengatakan bahwa “serahkanlah suatu pekerjaan kepada ahlinya.”
*Sumber: SpeakerDeck
**PPRA 49
Kommentare